Wenn es um Office 365 Backups geht, denken viele zunächst an Kosten: zusätzliche Server, weitere Lizenzen und erhöhte Investitionen. Doch ein Office 365 Backup außerhalb der Microsoft-Umgebung ist unverzichtbar und damit bereits bei vielen Entscheidern als Kostenblock besetzt. Darüber hinaus bietet der richtige Einsatz dieser Technologie in Verbindung mit dem richtigen Speicher für das Backup großes Potenzial zur Kostenreduzierung.

Das klingt paradox? Tatsächlich lässt sich durch eine strategische Nutzung von Backups in nahezu jeder Kundenumgebung bares Geld sparen. Wie das funktioniert, erklären wir in unserer Roadmap zur Kostenoptimierung.

Roadmap: So sparen Sie Kosten mit Office 365 Backups

1. Sichern Sie alle Office-365-User ohne Ausnahme:
   Speichern Sie die Backups auf einem günstigen Storage, wie unserem O365 Backup auf S3 Storage. Dies bietet eine kostengünstige Lösung, bei der Sie gleichzeitig die Daten für eine festgelegte Retentionszeit (von beispielsweise 3 Jahren) aufbewahren.
   
2. Kostenpflichtige Lizenzen für inaktive User deaktivieren:
   Befreien Sie inaktive User umgehend von kostenpflichtigen Microsoft-Lizenzen.
   Tipp: Buchen Sie nicht alle Microsoft 365-Lizenzen langfristig „en bloc“. Arbeiten Sie stattdessen mit einem festen Sockel, etwa 75 % der benötigten Lizenzen, und buchen Sie zusätzliche Lizenzen flexibel auf Monatsbasis. So bleiben Sie agil und reduzieren Ihre Fixkosten.
   
3. Bereinigen Sie inaktive User:
   Löschen Sie Benutzerkonten, die nicht mehr benötigt werden. Zwar entfernt Microsoft die Daten solcher Konten aus der Cloud, Ihr Backup bewahrt jedoch weiterhin alle wichtigen Informationen gemäß Ihrer Retentionsrichtlinien.
   
4. SharePoint-Daten sichern und Löschregeln definieren:
   Sichern Sie regelmäßig Ihre SharePoint-Daten und legen Sie automatische Löschregeln fest. Daten, die beispielsweise länger als sechs Monate nicht mehr genutzt wurden, können entfernt werden. Dies reduziert Ihr Speicherbedarf in der Microsoft-Cloud und spart zusätzlich Geld.

Fazit: Kosten sparen mit dem richtigen Backup-Konzept

Ein durchdachtes Office 365 Backup ist nicht nur eine Absicherung gegen Datenverluste, sondern auch ein wirksames Mittel zur Kostenreduktion. Durch die Kombination von kosteneffizientem Storage, flexibler Lizenzverwaltung und einer konsequenten Bereinigung von Daten sparen Sie langfristig Budget und behalten dennoch alle wichtigen Informationen sicher und zugänglich.

Starten Sie jetzt mit Ihrer Backup-Strategie und entdecken Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen!